Raport: Jak uporządkować 7 procesów w firmie transportowej
W transporcie każda pusta minuta postoju to realna strata w portfelu właściciela. Analiza firmy pod Rzeszowem wykazała, że kierowcy marnowali średnio 43 minuty dziennie na błędy w dokumentacji i zbędne telefony do bazy. Zasoby na stół: wdrożyliśmy plan mobilizacji, który skrócił czas obiegu faktur o 3 dni i realnie obniżył spalanie w 9 autach.
Bałagan w papierach to nie tylko estetyka
Firma, którą wzięliśmy na warsztat w marcu 2024 roku, dysponowała 9 zestawami. Właściciel spędzał 4 godziny dziennie na odbieraniu telefonów od kierowców, którzy nie wiedzieli, gdzie odebrać dokumenty CMR. To klasyczny paraliż decyzyjny. Każdy przestój na załadunku w Niemczech kosztował ich około 37 euro za godzinę. W skali miesiąca te małe wycieki kapitału tworzyły dziurę budżetową, której nikt nie potrafił nazwać. Liczby nie kłamią: 81% problemów wynikało z braku jednej, jasnej procedury przekazywania zleceń.
Zrobiliśmy szybki skan terenu. Okazało się, że spedytorzy dublowali swoją pracę, wpisując te same dane do trzech różnych arkuszy. Przez 4 dni obserwowaliśmy każdy ruch w biurze. Krótka piłka, bez lania wody: 2 z 7 procesów nadawały się do natychmiastowej kasacji. Pozostałe wymagały uproszczenia, by pracownik wiedział, co robić, bez pytania szefa o zdanie co 15 minut. To była pierwsza faza naszej mobilizacji.
Jeśli spedytor dzwoni do kierowcy 14 razy w ciągu jednej trasy, to znaczy, że system planowania leży i kwiczy.
Skanowanie terenu konkurencji i optymalizacja tras
Analiza tras wykazała, że auta z Rzeszowa do Monachium jeździły dłuższą drogą o 24 kilometry, bo system nawigacji omijał jedną, nową obwodnicę. Przy 9 autach i 4 kursach miesięcznie to daje 864 kilometry niepotrzebnych przebiegów. Przy obecnych cenach paliwa, ta pomyłka kosztowała firmę 1 542 zł netto miesięcznie. Poprawiliśmy to w 2 dni. Wywiad rynkowy pokazał, że lokalna konkurencja już dawno korzysta z automatycznych powiadomień o zatorach na granicach, czego w tej firmie brakowało.
Wprowadziliśmy raport w 11 dni. Tyle czasu zajęło nam przeszkolenie zespołu z nowych narzędzi monitorowania floty. Nie szukaliśmy cudownych metod, tylko konkretnych punktów styku, gdzie uciekał czas. Skupiliśmy się na tym, by kierowca otrzymywał komplet informacji na terminal zanim jeszcze odpali silnik. Dzięki temu czas postoju na bazie przed wyjazdem spadł z 55 minut do 18 minut. To są realne zasoby przywrócone do pracy.
Redukcja zbędnej komunikacji o 62%
Największym obciążeniem dla biura były telefony. Zmierzyliśmy to dokładnie: 112 połączeń dziennie dotyczących statusu przesyłki. Wprowadziliśmy prosty, udostępniony arkusz kontrolny dla kluczowych klientów. Teraz klient sam sprawdza, gdzie jest auto, a biuro ma czas na szukanie nowych zleceń. To nie jest teoria, to praktyka, która uwolniła 2,5 godziny pracy spedytora każdego dnia. Te godziny zostały przekierowane na aktywne pozyskiwanie ładunków powrotnych, co podniosło marżę o 7,2% w drugim miesiącu współpracy.
Zmieniliśmy też system premiowania. Wcześniej kierowcy dostawali bonusy 'za oko', co rodziło konflikty. Teraz liczy się terminowość dostaw i oszczędna jazda potwierdzona danymi z systemów. Nie ma miejsca na domysły. Liczby nie kłamią, a transparentność sprawiła, że rotacja pracowników spadła do zera w ostatnim kwartale. Ludzie wolą jasne zasady, nawet jeśli są surowe, niż niepewność i chaos decyzyjny właściciela.
Wynik finansowy po kwartale pracy
Podsumowanie działań w czerwcu 2024 roku pokazało oszczędność 3 800 zł na samym paliwie. Łącznie, dzięki reorganizacji 7 procesów, firma zatrzymała w kieszeni 12 450 zł miesięcznie więcej niż przed naszym wejściem. To równowartość leasingu za jeden nowy ciągnik siodłowy. Bez zwalniania ludzi, bez kupowania drogiego sprzętu. Po prostu uporządkowaliśmy to, co już było na stole. Kwatera Główna Rozwoju nie zajmuje się wizjami, tylko taktyką, która działa od ręki.
Wdrożenie planu mobilizacji zakończyło się sukcesem, ale to proces ciągły. Właściciel wreszcie przestał zajmować się gaszeniem pożarów i zaczął planować rozwój floty o kolejne 2 jednostki w przyszłym roku. Nasz raport stał się fundamentem nowej strategii. Krótka piłka: jeśli proces nie zarabia albo nie oszczędza czasu, to znaczy, że jest do wyrzucenia. Takie podejście uratowało ten biznes przed stagnacją i pozwoliło na oddech finansowy w trudnym okresie dla transportu.
Oszczędność 3 800 zł na paliwie to nie jest magia, to wynik wyeliminowania 864 kilometrów pustych przebiegów.
