Jak odzyskaliśmy 12 400 zł miesięcznie w małym warsztacie
Warsztat samochodowy pod Rzeszowem zarabiał, ale właściciel nie widział pieniędzy na koncie. Przeanalizowaliśmy 187 faktur z trzech miesięcy i znaleźliśmy dziurę, przez którą uciekała gotówka. Okazało się, że problemem nie byli mechanicy, ale kurierzy przyjeżdżający 14 razy dziennie.
Bałagan w fakturach i puste konto
Właściciel warsztatu, Pan Andrzej, zatrudnia 6 mechaników w obiekcie przy trasie na Łańcut. Pracy było mnóstwo, terminy zajęte na 3 tygodnie do przodu, a jednak co miesiąc brakowało na wypłaty w terminie. Zasoby na stół – tak zaczęliśmy naszą współpracę w październiku 2023 roku. Pierwszym krokiem było przejrzenie segregatorów z dokumentami z całego kwartału. Liczby nie kłamią: warsztat płacił za każdą pojedynczą przesyłkę z hurtowni, mimo że mógł je łączyć.
Skanowanie terenu konkurencji wykazało, że inne serwisy w okolicy Rzeszowa mają lepsze warunki u dostawców, bo zamawiają rzadziej, ale konkretniej. U Pana Andrzeja panował chaos. Gdy tylko mechanik zdjął koło i zauważył zużyty klocek, od razu dzwonili po dostawę. Kurier pojawiał się pod bramą średnio co 42 minuty. Każdy taki wjazd to wybicie z rytmu pracy i 3.2 minuty poświęcone na odbiór paczki przez pracownika, co przy 14 dostawach dziennie dawało prawie godzinę przestoju całego zespołu.
Raport w 11 dni i zmiana frontu
Działaliśmy szybko. Nasz Raport w 11 dni wskazał czarno na białym, że koszty transportu i utracony czas pracy mechaników kosztują firmę 8 600 zł miesięcznie. Pozostałe 3 800 zł uciekało w rabatach, których hurtownia nie naliczała, bo zamówienia były zbyt małe. Krótka piłka, bez lania wody: zaproponowaliśmy całkowitą blokadę zamówień ad-hoc na rzecz dwóch okienek logistycznych. To wymagało od mechaników dokładniejszej diagnostyki na samym początku pracy z autem.
Wprowadziliśmy zasadę, że części na popołudnie zamawiamy do godziny 9:15, a te na rano następnego dnia do 17:45. Szczerze mówiąc, na początku był opór. Mechanicy narzekali, że muszą planować pracę z wyprzedzeniem. Jednak po pierwszym tygodniu zauważyli, że nie muszą co chwilę biegać do bramy. Spokój na hali przełożył się na szybsze kończenie zleceń. W grudniu 2023 roku warsztat obsłużył o 14 aut więcej niż w listopadzie, przy tym samym składzie osobowym.
Liczby nie kłamią: kurier pojawiający się 14 razy dziennie to zabójca marży w małym serwisie.
Trzy nawyki, które uratowały płynność
Zmiana nie wymagała zakupu drogiego oprogramowania. Postawiliśmy na 3 proste nawyki właściciela. Po pierwsze: codzienne sprawdzanie stanu magazynu podstawowych płynów o godzinie 17:30. Po drugie: zbiorcza akceptacja listy zakupów raz dziennie, zamiast 15 telefonów do hurtowni. Po trzecie: rygorystyczne sprawdzanie zgodności części przy jednej, porannej dostawie. To pozwoliło uniknąć pomyłek, które wcześniej wychodziły dopiero w połowie montażu.
Proces naprawczy zajął nam dokładnie 14 dni roboczych. Nie bawiliśmy się w zbędne analizy, tylko wdrożyliśmy konkretny plan mobilizacji. Efekt? W styczniu 2024 roku Pan Andrzej odnotował zysk większy o 12 400 zł w porównaniu do średniej z poprzedniego roku. Gotówka przestała przeciekać przez palce, a warsztat wreszcie zaczął zarabiać na swój rozwój, a nie tylko na paliwo kurierów. Bywało ciężko przy wdrażaniu dyscypliny, ale wynik finansowy zamknął usta wszystkim niedowiarkom.
Konkretne wnioski dla małych firm
Ta historia pokazuje, że małe firmy często tracą najwięcej na detalach, których nikt nie liczy. Jeśli prowadzisz warsztat lub małą produkcję, sprawdź ile razy dziennie ktoś przerywa pracę, żeby odebrać towar. Często wystarczy zmiana harmonogramu, by odzyskać kilka tysięcy złotych bez podnoszenia cen dla klientów. My nie obiecujemy cudów, my wyciągamy zasoby na stół i pokazujemy, gdzie leżą Twoje pieniądze. Każdy przestój to konkretna kwota, która znika z Twojego portfela.
Jeśli czujesz, że Twój biznes stoi w miejscu mimo dużej ilości zleceń, prawdopodobnie masz ten sam problem co warsztat Pana Andrzeja. Skanowanie terenu konkurencji i audyt własnych procesów to najszybsza droga do wyjścia z kryzysu. W Kwaterze Głównej Rozwoju zajmujemy się właśnie takimi przypadkami. Nie piszemy grubych strategii do szuflady. Dajemy konkretny plan, który możesz zacząć realizować od jutra rana. Liczą się fakty i stan konta na koniec miesiąca.
Odzyskanie 12 400 zł miesięcznie zajęło 14 dni pracy nad nawykami. Bez inwestycji w sprzęt.
