Kalendarz mobilizacji: Co robimy w 1. tygodniu współpracy
Wiele firm w Rzeszowie i okolicach wpada w pętlę czekania na lepsze czasy. My w Kwaterze Głównej Rozwoju nie czekamy. Kiedy wchodzimy do Twojego biura w poniedziałek o 8:15, nie interesują nas opowieści o wielkich planach na przyszły rok. Interesuje nas to, co masz teraz pod ręką. Pierwsze siedem dni to czas, w którym kładziemy wszystkie zasoby na stół i sprawdzamy, czy masz z czego strzelać do konkurencji, czy tylko udajesz, że masz amunicję.
Audyt zerowy i 43 punkty kontrolne
Pierwsze 72 godziny to faza, którą nazywamy audytem zerowym. To nie jest miła rozmowa przy kawie. Mariusz, nasz koordynator, wyciąga fizyczny arkusz, który ma dokładnie 43 punkty. Sprawdzamy w nim rzeczy proste, ale kluczowe. Czy masz dostęp do wszystkich haseł? Kto ma klucze do magazynu na ul. Rejtana? Czy Twoje faktury z ostatnich 4 miesięcy są opłacone w terminie? To są twarde dane. Jeśli na 12 pytań z pierwszej sekcji odpowiesz 'nie wiem', to mamy powolny wyciek gotówki, o którym pewnie nawet nie masz pojęcia.
Większość właścicieli firm myśli, że zna swój biznes na wylot. Tymczasem nasz arkusz pokazuje, że 23% kosztów stałych w małych firmach to wydatki, które można uciąć w jeden dzień. Nie szukamy oszczędności na papierze toaletowym. Szukamy martwych abonamentów i niewykorzystanych maszyn. Jeśli Twoja frezarka stoi nieużywana od 14 tygodni, to znaczy, że zamroziłeś w niej konkretne pieniądze. W Kwaterze Głównej Rozwoju nazywamy to 'czyszczeniem magazynu z duchów'. Bez tego etapu żaden plan mobilizacji nie ma sensu, bo budowalibyśmy na bagnie.
Podczas tych pierwszych trzech dni zaglądamy też w wyciągi bankowe. Nie interesuje nas, na co wydałeś pieniądze rok temu. Patrzymy na ostatnie 18 tygodni. Szukamy wzorców. Często okazuje się, że firma płaci za 7 różnych narzędzi do zarządzania, z których nikt nie korzysta. To są małe kwoty, rzędu 40-90 złotych, ale po zsumowaniu dają rocznie kwotę, za którą mógłbyś kupić nowe opony do dostawczaka. Zasoby na stół oznacza, że każdy grosz musi mieć swoje uzasadnienie w raporcie, który dostaniesz 11. dnia.
Zasoby na stół. Jeśli na 12 pytań z pierwszej sekcji odpowiesz 'nie wiem', to masz wyciek gotówki.
Skanowanie terenu konkurencji
W czwartek ruszamy z wywiadem rynkowym. Nie czytamy raportów z internetu, które piszą teoretycy. Robimy realne skanowanie terenu konkurencji w promieniu 50 kilometrów od Rzeszowa. Sprawdzamy, ile dokładnie płacą Twoi rywale za transport i jak szybko odpowiadają na zapytania ofertowe. Wykonujemy 3 anonimowe telefony do Twoich największych konkurentów. Chcemy wiedzieć, czy są lepsi od Ciebie w obsłudze klienta, czy tylko mają ładniejszą stronę internetową. To jest krótka piłka, bez lania wody.
Zazwyczaj odkrywamy, że konkurencja wcale nie jest tak silna, jak Ci się wydaje. Często ich przewaga wynika z jednego prostego faktu: odbierają telefon po drugim sygnale, a u Ciebie klient czeka 3 godziny na oddzwonienie. Podczas skanowania terenu notujemy dokładnie 7 kluczowych parametrów. Patrzymy na cenę, czas dostawy, jakość rozmowy i to, jak rozwiązują problemy. Liczby nie kłamią – jeśli konkurencja dostarcza towar w 3 dni, a Ty w 6, to mamy jasny punkt do poprawy w planie mobilizacji.
Wyniki tego skanowania lądują w Twoim segregatorze w piątek po południu. To często zimny prysznic dla właściciela. Jeden z naszych klientów, pan Marek z Jasionki, myślał, że nikt w regionie nie ma tak niskich cen jak on. Okazało się, że 2 kilometry dalej działa mały warsztat, który oferuje to samo o 12% taniej, bo lepiej zorganizował logistykę surowców. Takie fakty pozwalają nam ustawić cel na drugi tydzień współpracy. Nie zgadujemy – my wiemy, z kim się mierzysz każdego dnia.
Mobilizacja zasobów ludzkich
W sobotę, mimo że biura zazwyczaj są puste, my pracujemy nad profilem Twojego zespołu. Kwatera Główna Rozwoju wierzy w konkret. Rozmawiamy krótko z Twoimi 4-6 kluczowymi pracownikami. Nie pytamy ich o misję firmy. Pytamy, co ich najbardziej denerwuje w codziennej pracy. Zazwyczaj dowiadujemy się, że 2 godziny dziennie tracą na szukanie narzędzi lub poprawianie błędów po kimś innym. To są realne straty czasu, za które płacisz im co miesiąc pełną stawkę.
Zasoby ludzkie to nie tylko tabelki w kadrach. To energia, którą marnujesz na nieefektywne procesy. Jeśli Twój handlowiec musi wypisywać 3 te same dokumenty ręcznie, zamiast sprzedawać, to tracisz szansę na zamknięcie kolejnego zlecenia. W ramach mobilizacji planujemy przesunięcia. Czasem wystarczy zmienić miejsce biurka o 4 metry, żeby przepływ informacji przyspieszył. To brzmi banalnie, ale liczby pokazują, że skrócenie drogi papierowego zamówienia o kilka minut dziennie daje 18 dodatkowych godzin pracy w skali miesiąca.
Pod koniec pierwszego tygodnia masz już jasny obraz: kto w Twojej firmie faktycznie 'ciągnie wózek', a kto tylko na nim siedzi. Nie zwalniamy ludzi od razu – to nie nasz styl. My pokazujemy im plan taktyczny. Jeśli ktoś nie potrafi dostosować się do nowych zasad w ciągu 14 dni, to znaczy, że nie nadaje się do mobilizacji. Krótka piłka. W Kwaterze Głównej Rozwoju liczy się efekt, a nie to, jak długo ktoś u Ciebie pracuje. Do niedzieli wieczorem mamy gotowy szkielet raportu, który zamkniemy w 11. dniu współpracy.
Jeśli Twój handlowiec musi wypisać 3 dokumenty ręcznie, zamiast sprzedawać, to tracisz pieniądze.
Przygotowanie do raportu w 11 dni
Niedziela to dla nas czas na podsumowanie zebranych faktów. Mamy już 43 punkty audytu, skan konkurencji i przegląd zespołu. Teraz zaczynamy układać to w raport, który dostaniesz w przyszły czwartek. To nie będzie 100 stron nudnego tekstu. To będzie 12 stron konkretnych zadań z datami wykonania. Raport w 11 dni to nasza obietnica i trzymamy się jej sztywno. Każde zadanie w raporcie ma przypisaną osobę odpowiedzialną i szacowany zysk dla firmy po jego wdrożeniu.
Wielu właścicieli firm boi się tego, co zobaczy w niedzielnym podsumowaniu. Nie ma czego się bać – prawda o stanie firmy to pierwszy krok do wyjścia z kryzysu. Lepiej wiedzieć, że masz 83 tysiące złotych długu u dostawców i plan, jak to spłacić, niż udawać, że wszystko jest w porządku. W Kwaterze Głównej Rozwoju stawiamy na brutalną szczerość. Jeśli Twoja oferta jest słaba, powiemy Ci to prosto w oczy. Jeśli konkurencja Cię miażdży ceną, pokażemy dokładnie, gdzie masz pole do negocjacji.
Pierwszy tydzień kończy się krótkim mailem do Ciebie. Piszemy w nim: 'Mamy dane. Zasoby na stole. Przygotuj się na czwartek'. To daje Ci czas na przemyślenie, czy faktycznie chcesz walczyć o rozwój, czy wolisz zostać w miejscu. Pamiętaj, że my nie jesteśmy od głaskania po głowie. Jesteśmy od tego, żeby Twoja firma znowu zaczęła zarabiać. Skanowanie terenu konkurencji i audyt to dopiero początek drogi, ale to najważniejszy tydzień, bo ustawia pion na całą resztę kwartału.
