Skrócenie czasu decyzji z 5 dni do 2 w hurtowni z Tarnowa
Wprowadziliśmy system szybkich raportów porannych. Właściciel widzi kluczowe 4 wskaźniki o 8:15 rano i od razu podejmuje decyzje o zakupach towaru.
Hurtownia Pol-Hurt z Tarnowa mierzyła się z paraliżem decyzyjnym. Właściciel poświęcał zbyt wiele czasu na analizę tabel, co opóźniało kluczowe zakupy u producentów. Naszym zadaniem było uproszczenie obiegu informacji tak, aby decyzja zapadała w kilkanaście minut.
Wyzwanie
Firma zatrudnia 14 osób i operuje na marżach rzędu 7-12%. Właściciel, Artur Pękala, spędzał średnio 14,5 godziny tygodniowo na samej analizie stanów magazynowych w Excelu. Przez ten czas towar od dostawców często znikał lub drożał.
Konkurencja z sąsiednich województw reagowała szybciej, przejmując lokalnych odbiorców. Dodatkowym problemem było zamrożenie blisko 138 000 zł w towarze, który prawie w ogóle nie rotował, a zajmował miejsce na regałach. Brakowało jasnego sygnału: co kupić dzisiaj, żeby zarobić jutro.
Podejście
Zasoby na stół. Wysłaliśmy 3-osobowy zespół do Tarnowa na wizję lokalną. Przez 4 dni przyglądaliśmy się, jak dane przepływają z magazynu do biura. Odrzuciliśmy 18 nieistotnych wskaźników, które tylko zaśmiecały raporty.
Skupiliśmy się na tzw. skanowaniu terenu konkurencji i wewnętrznej wydajności. Skanowanie wykazało, że Pol-Hurt tracił najwięcej na braku towarów 'pierwszej potrzeby', które klienci brali przy okazji. Raport w 11 dni – tyle zajęło nam opracowanie nowej struktury danych bez kupowania drogiego oprogramowania.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy system mobilizacji danych oparty na istniejącym systemie magazynowym, ale z nowym interfejsem wyjściowym. Teraz o 8:05 system wysyła do właściciela jeden, krótki arkusz.
Liczby nie kłamią: raport zawiera tylko 4 parametry: braki krytyczne, towary stojące powyżej 28 dni, zmiany cen u 3 głównych dostawców oraz wczorajszą marżę zrealizowaną. Krótka piłka, bez lania wody. Właściciel o 8:15 wie dokładnie, jakie przelewy zatwierdzić i jakie zamówienia wysłać do producentów.
Rezultaty
Wdrożenie systemu pozwoliło na odzyskanie kontroli nad płynnością finansową. Artur Pękala odzyskał blisko 9 godzin w każdym tygodniu pracy, które wcześniej marnował na ręczne przeliczanie tabel.
Harmonogram
-
Sierpień 2024Audyt procesów decyzyjnych i analiza wąskich gardeł w biurze.
-
Wrzesień 2024Selekcja kluczowych 4 wskaźników i testy automatyzacji danych.
-
Październik 2024Wdrożenie porannego systemu raportowania i szkolenie z obsługi.
"Z początku myślałem, że potrzebuję nowego programu za 40 tysięcy. Kwatera Główna Rozwoju pokazała mi, że problemem był nadmiar danych, a nie ich brak. Teraz decyzje podejmuję przy pierwszej kawie."